项目启动会流程及内容用WBS方法，项目启动会主要内容？

启动阶段主要做五件事，即定需求、定目标、正式通知、成立项目组、召开启动会。

定需求

启动阶段的第一件事是定需求。年会目标是根据关键人物的需求而定的，“让大家都说好”不容易实现，甚至是不可能实现的，而且也没有必要，我们能做到的是“让大多数人都说好”。如果能做到“关键干系人满意，非关键干系人没有不满意”，就算是相当成功了。

不过，如果你直接跑去问领导想要把年会办成什么样，那么你得到的回复常常是“大家满意，我就满意。”所以，你最好先了解大家的需求，问参加年会的人“你想要什么”，然后问领导“大家要这些，您看行不行”。如果参加人数非常多，就找最有代表性的那些人，或者找各个部门的对接人。

为了方便，我们可以通过年会需求表（见下表）收集需求。

拿着收集来的需求再去找领导汇报，这次你一般能问到更细致的需求，如“我希望通过年会提高员工凝聚力，预算控制在利润额的1%内，在公司财年结束后尽快开”。

不同的活动形式可以满足不同的需求，我们先把可选项都列出来，如室内会议、室内大型团队活动、室外拓展训练、旅游、专场演出、专场培训等，再根据领导和大家的需求筛选。

年会一般都要开好几个小时。如果只放松不开会，就会造成“员工爽了、领导怒了”；如果只开会不放松，就会造成“领导爽了、员工哭了”。因此，“会议+ 活动”的形式往往是年会的首选，这样可以尽量兼顾所有人的需求，办一场让大家都尽量满意的年会。

前面做的这些工作，目的在于明确目标，而且这个目标不是“我们希望完成的目标”，而是“干系人希望完成的目标”。

定目标

举办年会之前，先要确定这些事项：

ü 为什么要开年会？

ü 年会的主题是什么？

ü 如何给参加年会的人留下深刻的印象？

ü 如何达到预期效果？

ü 年会要产生哪些可交付的成果？

如果没有确定目标就动手，“成功举办年会”充其量只是一句口号。

正式通知

在确定由你负责项目之后，公司会下发正式的任命文件或通知，告知全公司你将负责这件事情。只有这样，后续你需要某些部门或个人负责相应工作的时候，才有据可依。

年会规模不大的话，通常不设立专门的项目组，秘书只是作为一个接口，负责和其他部门、其他人协调沟通，牵头完成这个项目。公司规模比较大，年会参与人数也比较多的话，就需要成立专门的项目组来完成这件工作。

有关项目的一切都是你的职责范围，大到目标、进度、预算，小到人员、设备、材料，都归你管。项目负责人虽然不需要事必躬亲，但要把工作分配给项目组成员，成员完成的工作不管好坏，项目负责人都要承担最终的责任。

成立项目组

项目没有那么大的话，秘书这个项目负责人就是“光杆司令”，只能起到协调引导的作用。就算只负责牵头，秘书也要搞清楚各部门的对接人是谁，不然等有事的时候都不知道应该找谁沟通。

如果举办大型活动，领导还会安排别人配合你。这时候要注意，小组成员一定要精挑细选，宁缺毋滥。

召开启动会

项目启动会就像足球运动中的开球，目的是告知球员、教练和观众，这场比赛开始了。

在项目启动会上要做几件事：正式宣布年会项目启动，告知相关部门和人员，记录项目初衷和主要目标。

因为这是该项目的第一场正式会议，因此需要向参会人员介绍项目目标，以确保项目人员对项目目标有清晰的认识，大家向着同一个目标前进。在没有和领导沟通之前，谁也不知道公司更看重时间、成本和质量中的哪一个。有的公司会把质量放在首位，有的则更看重时间。因此，项目目标的完整表述应该是“花多少钱、用多长时间、达到什么样的质量标准、可交付成果是什么”。

在项目启动会上还要向干系人介绍里程碑事件，里程碑事件就是项目中重大的节点，如果没有按时按质完成，就会影响后面的工作进度。其目的在于让参加会议的人员知道项目的开始和结束时间、项目分为几个阶段及各个阶段的开始和结束时间，什么时候应该做什么事情。

在项目启动会上要明确项目组的组织结构和角色分工，各个层级的负责人是谁，各小分队负责联络沟通的人员是谁。明确组织结构可以避免大家各干各的，谁也说服不了谁。而且，无论是组内还是组外，都明白什么事情应该由谁去找谁沟通，避免了跨级沟通或小范围沟通造成的信息不对称。一般情况下，不同小组会指定一个人负责与其他小组沟通。这样做的好处在于可以保证团队意见的一致性和唯一性。在团队之间，这个人就代表整个团队的声音，减少了互相矛盾的信息在团队之间传递的可能性。

每个角色都要有清晰的职责，每个角色的职责都要在会议中做详细的说明。这样做的好处在于，在项目初期就明确了每个人的角色和职责，方便相关人员寻找对应的人做对应的事情，即专人做专事。职责明确了，遇事踢皮球的情况也就可以避免了。

至此，项目启动会成功召开，也标志着项目正式启动了。

在启动阶段，我们可以做一份初版方案，不用非常详细，列出大概的流程就可以了。先把大方向定下来，剩下的在第二阶段精雕细琢。这样一来，领导心里有数，项目组成员做事时也不会六神无主。

                           

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